Удостоверение личности Т-2 содержит все персональные данные работника и полные данные о его трудовой деятельности. Нужно ли сейчас сохранять эту карту и как это лучше сделать?
Что такое личная карта Т-2?
Это кадровый документ, который работодатель начинает вести с первого рабочего дня работника, оформляемый на основании трудового договора. Кадровик хранит документ в течение всего периода работы сотрудника. В соответствии с правилами, принятыми Постановлением Правительства №. № 225 от 16.04.2003 г. работодатель был обязан ознакомить работника с каждой записью в карточке, а работник должен был расписаться после внесения.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. № 1250 указанный документ признан утратившим силу с 1 сентября 2021 г. И с этой даты выдача удостоверений личности по форме Т-2 стала необязательной.
Кто-то уже отказался от ведения этого документа, кто-то продолжает с ним работать. Оба разрешены. Если работодатель не хочет отказываться от ведения этого документа, он может использовать уникальную форму, действовавшую до 2013 года, и старую форму заполнения. Или разработать и утвердить собственную форму с внутренними документами.
Что делать, если принято решение об отказе в обслуживании карт Т-2?
Перечень кадровой документации, ведущейся на предприятии, определяется локальными нормативными актами. Поэтому, если есть необходимость отказаться от документа, следует внести соответствующие изменения.
В первую очередь необходимо издать приказ об отказе в ведении формы Т-2 для сотрудников. Указывает дату, с которой ведение документа прекратилось.
Правилами трудового распорядка и Правилами отпусков может быть предусмотрено обязательное ведение карточки Т-2. На основании приказа об аннулировании документа издается новая редакция локальных нормативных актов (ЛНА). Согласно ст. 22 ТК РФ работники должны быть ознакомлены с новой редакцией ЛНА под роспись. Если организация перешла на электронное управление кадровыми документами, то сделать это можно очень быстро: документы рассылаются всем сотрудникам, они получают уведомление о новом поступлении документа и подписывают его в несколько кликов.
3 причины, по которым HR не хочет сбрасывать карту T-2
Несмотря на то, что удостоверение работника стало необязательным, многие не хотят от него отказываться, и вот почему:
1. По этой схеме удобно учитывать праздники.
В карте есть специальный раздел «Отпуск». Кадровикам удобно записывать в него отпуска, особенно если есть не только основные, но и дополнительные — за вредность, за работу в районах Крайнего Севера.
2. Вся информация о сотруднике в одном документе.
Ведь для некоторых организаций это очень удобно. В картах Т-2 есть, например, раздел о составе семьи, куда можно вносить информацию о детях. Эти данные можно использовать для расчета ориентировочного бюджета на новогодние подарки детям или дополнительные социальные выплаты сотрудникам, имеющим детей.
3. Форма Т-2 с подписью работника является дополнительным доказательством в суде.
В судебной практике были случаи, когда этот документ помогал работодателю защищаться. Известен такой спор: работник по собственному желанию много лет не брал необходимый отпуск. У него накопилось более 300 неиспользованных дней отпуска, и он подал в суд на своего работодателя с требованием выплаты процентов за просрочку платежа и возмещения морального вреда. Также работодатель представил в суд приказ об отпуске на несколько лет и дополнительный документ – карточку Т-2, в которую вносятся отпуска. На основании этого суд посчитал, что работодатель исполнил свою обязанность по предоставлению отпуска. А если работник не ушел в отпуск по собственному желанию, то это не является основанием для присуждения процентов и компенсации морального вреда.
Электронный или бумажный — что лучше, если вы не оставили форму Т-2?
Бумажные Т-2 все реже и реже будут существовать в будущем. Все больше работодателей принимают решение о переходе на электронный менеджмент кадровых документов с целью автоматизации кадровых процессов и повышения эффективности работы кадровиков. Большинство документов уже можно перевести в электронный вид, и Т-2 не исключение.
Ведение карточки работника в электронном виде намного удобнее:
- нет необходимости использовать бумагу;
- нет необходимости хранить документы в архиве;
- потеря документов исключена;
- электронный Т-2 сотрудник подпишет в несколько кликов (при необходимости) и с такой подписью документ будет иметь юридическую силу.
Поэтому, если работодатель считает необходимым продолжить ведение личных карточек Т-2, лучше перейти на электронный формат. Также легче учитывать праздники, и такие документы можно использовать в суде в случае необходимости.
